U kunt op het werkgevers- of administratiekantoorportaal zien of er foutmeldingen of waarschuwingen zijn. U kunt deze zelf inzien. U logt in op het portaal en klikt op het kopje ‘Aanleveringen’.

Maakt u als werkgever gebruik van een administratiekantoor en zendt dit administratiekantoor UPA-berichten voor u in? Dan hoeft u zelf geen actie te ondernemen. Uw administratiekantoor zorgt voor de koppeling van de salarissoftware aan UPA.

Het hangt van uw salarispakket af hoe u de UPA aan kunt leveren.
U kunt soms zelf wat doen, maar wij kunnen samen met uw salarispakketleverancier de instellingen goed instellen. Bekijk de instructies voor het koppelen van uw salarispakket hieronder.

Afhankelijk van het salarissoftwarepakket waarmee u werkt, moet u zelf uw UPA-gegevens ophalen. U checkt dit hier bij ‘Salarispakketten’ en ‘UPA inzenden’. Indien u zelf de UPA-gegevens dient op te halen, volg dan onderstaande stappen:

1. Als u bent ingelogd op ons portaal, dan gaat u naar het tabblad 'Organisatie';
2. Klik vervolgens op ‘Gegevensaanlevering’;
3. U krijgt dan de optie om de UPA-instellingen op te halen door te klikken op ‘Aanmaken UPA-instellingen’ (fel oranje knop);
4. U krijgt de melding dat er nieuwe gegevens worden aangemaakt. Druk op 'OK';
5. De instellingen worden voor u gegenereerd. Dit kan soms even duren. U heeft gecontroleerd welk wachtwoord u dient te gebruiken (afhankelijk van uw salarissoftwarepakket: 'Wachtwoord FTP' óf 'Sleutel/wachtwoord webservice'). Kopieer en plak vervolgens de juiste versie in uw pakket;
6. De gebruikersnaam/het inzendersaccount van uw salarissoftwarepakket is enkel uw aansluitnummer;
7. U kunt nu gegevens aanleveren.

Wanneer uw administratiekantoor overgaat naar een nieuw salarispakket is het belangrijk om te weten of het pakket geschikt is voor UPA. Informeer bij uw administratiekantoor of het pakket dat zij gebruiken UPA ondersteunt. Is dat niet het geval, dan vragen wij uw administratiekantoor contact op te laten nemen met ons.

Nummer inkomstenverhouding (IKV) blijft gelijk
Bij het overstappen naar een ander salarispakket is het belangrijk dat het IKV-nummer van de medewerkers met een actief dienstverband in het nieuwe salarispakket gelijk is aan het IKV-nummer in het oude salarispakket. Als de IKV-nummers verschillen dan zal dat tot fouten leiden bij de verwerking van de loon-en dienstverbandgegevens

Datum in dienst gelijk aan het oude salarispakket
Bij de overstap naar een nieuw salarispakket is het ook van belang dat de datum waarop een medewerker in dienst is gekomen gelijk blijft aan de datum die u eerder aan ons doorgaf via het oude salarispakket.

U kunt per maand of per vier weken pensioenaangifte doen via UPA. Wilt u de aanleverfrequentie wijzigen? Houdt u er dan rekening mee dat dit alleen aan het begin van het kalenderjaar kan.

De wijziging wordt verwerkt middels het eerste UPA-bericht van het kalenderjaar. Bij de verwerking van het UPA-bericht wordt de nieuwe frequentie automatisch aangepast in ons systeem.

Een loonheffingennummer vormt een belangrijk onderdeel in het UPA-proces. Met dit nummer bent u in het UPA-bericht herkenbaar als werkgever en het is in de administratie nodig om de ontvangen gegevens uniek te kunnen registreren. Bij een wijziging vragen wij u dat zo spoedig mogelijk aan ons door te geven. Zo kunnen we er samen voor zorgen dat we tijdig alles klaar hebben om UPA-berichten met het juiste loonheffingennummer te ontvangen.

Als uw loonheffingennummer wijzigt dienen alle dienstverbanden van de medewerkers die onder het oude loonheffingennummer vallen te worden beëindigd. Dit geeft u door in de UPA aanlevering die u doet voor het oude loonheffingennummer. Vervolgens doet u een UPA aanlevering onder het nieuwe loonheffingennummer weer de aanmelding van de dienstverbanden van uw medewerkers. De ingangsdatum van de dienstverbanden moeten gelijk zijn aan de ingangsdatum van het nieuwe loonheffingennummer.

Ik heb meerdere loonheffingennummers
U kunt per UPA-bericht voor één loonheffingennummer pensioenaangifte doen. Als u meerdere loonheffingennummers heeft waarvoor u pensioenaangifte wilt doen is het belangrijk dat deze nummers bij ons bekend zijn. Geef deze daarom door aan ons zodat wij de koppeling met UPA in orde kunnen maken.

Voor ieder loonheffingennummer krijgt u een apart organisatie-ID. Dat betekent ook dat u per organisatie-ID een nota krijgt.

Mijn medewerker gaat naar een ander loonheffingennummer binnen mijn organisatie
Heeft u meerdere loonheffingennummers en gaat uw medewerker naar een ander loonheffingennummer? Meld de medewerker onder het oude loonheffingennummer uit dienst en onder het nieuwe nummer in dienst.