1. U logt in op het werkgeversportaal;
2. U gaat naar het kopje 'Organisatie';
3. U gaat naar het kopje 'Gegevensaanlevering';
4. Naast 'Ik lever zelf aan via UPA' klikt u op 'Nee, ik maak gebruik van een administratiekantoor';
5. Naast 'Inzage in facturen' geeft u aan of uw administratiekantoor wel of geen inzage heeft in uw facturen;
6. Naast 'Nieuw administratiekantoor' voert u de naam in van het nieuwe administratiekantoor;
7. U selecteert het administratiekantoor;
8. U klikt op 'Opslaan';
9. Het administratiekantoor ontvangt een bevestiging.

De machtiging liever per e-mail of post regelen? Met onderstaand ‘Machtigingsformulier’ kunt u uw (nieuwe) administratiekantoor toestemming geven om loon- en dienstverbandgegevens van uw werknemers aan te leveren.

Stuur het machtigingsformulier per e-mail naar werkgever@pensioenfondsdetailhandel.nl of per post naar:

Pensioenfonds Detailhandel
Postbus 59205
1040 KE Amsterdam

Machtigingsformulier

Wanneer u een nieuw administratiekantoor krijgt dat voor u UPA-berichten gaat inzenden, is het belangrijk dat wij deze informatie zo spoedig mogelijk ontvangen. Zo kunnen we er samen voor zorgen dat uw nieuwe administratiekantoor op tijd klaar is voor het inzenden van uw UPA-berichten.

Uw oude administratiekantoor rondt de pensioenaangiften af
Zorg ervoor dat uw oude administratiekantoor de pensioenaangiften heeft ingezonden over de periode waarvoor zij gemachtigd zijn. Op het werkgeversportaal kunt u zien of er perioden zijn waarvoor een aanlevering ontbreekt of waarvoor nog fouten zijn die opgelost moeten worden.

Machtig uw nieuwe administratiekantoor
Machtig uw nieuwe administratiekantoor om voortaan UPA-berichten voor u in te zenden.

Let erop dat u een machtiging altijd per de eerste van de maand of, indien u iedere 4 weken verloont, van de 4-wekelijkse periode laat ingaan.

Nummer inkomstenverhouding (IKV) blijft gelijk
Bij het overstappen naar een ander administratiekantoor is het belangrijk dat het IKV-nummer van de medewerkers gelijk blijft. Als de IKV-nummers verschillen kan dat tot fouten leiden.

Datum in dienst gelijk aan het oude salarispakket
Het is ook van belang dat de datum waarop een medewerker in dienst is gekomen gelijk blijft aan de datum die u eerder aan ons doorgaf via het oude administratiekantoor.

Alle zaken rondom het regelen van een machtiging voor uw administratiekantoor kunt u makkelijk zelf regelen op het werkgeversportaal.

Houdt u hier bij het invoeren van de ingangsdatum van de machtiging dan rekening mee.

Voorbeeld 1: oude administratiekantoor verzorgt aanlevering voorgaande periodes (bij maandelijkse aanlevering)
Startdatum nieuw administratiekantoor is 1 januari 2024.
Oud administratiekantoor blijft verantwoordelijk voor eventuele aanleveringen tot 1 januari 2024.
Machtiging nieuw administratiekantoor start per 1 januari 2024.
Machtiging oud administratiekantoor wordt hiermee automatisch beëindigd per 31 januari 2023.

Voorbeeld 2: nieuwe administratiekantoor verzorgt aanlevering voorgaande periodes (bij 4-wekelijkse aanlevering)
Startdatum nieuw administratiekantoor is periode 6 (20 mei 2024).
Nieuw administratiekantoor gaat ook eventuele correcties voor 2024 voor u inzenden, bijvoorbeeld vanaf periode 6 (22 mei 2023).
Machtiging nieuw administratiekantoor start per 22 mei 2023 (periode 6).
Machtiging oud administratiekantoor wordt hiermee automatisch beëindigd per 21 mei 2023.

Let op: In het geval van voorbeeld 2 betekent het dat uw oude administratiekantoor geen loongegevens meer kan aanleveren voor een periode waarvoor zij eerder mogelijk wel berichten hebben ingezonden. Dat betekent dus ook dat het oude administratiekantoor geen correcties meer kan inzenden. U nieuwe administratiekantoor is daar nu voor gemachtigd.

Alle zaken rondom het regelen van een machtiging voor uw administratiekantoor kunt u makkelijk zelf regelen op het werkgeversportaal.

Op de hoofdpagina op het werkgeversportaal gaat u via ‘Organisatie’ naar ‘Gegevensaanlevering’ om de instellingen met betrekking tot de gegevensaanlevering te wijzigen.

Onder het tabje gegevensaanlevering kunt u de volgende velden vullen:

• Wijze van gegevensaanlevering:
  UPA
• Terugkoppeling UPA:
  Het e-mailadres dat gebruikt wordt voor UPA-gerelateerde zaken.
• Ik lever zelf via UPA aan:
  Nee, als u werkt met een administratiekantoor.
• Inzage in facturen:
  Ja, als u wilt dat uw administratiekantoor de facturen kan inzien.
• Nieuw administratiekantoor:
  Administratiekantoor toevoegen of wijzigen door via de drop-downlijst te zoeken naar uw administratiekantoor. Staat het administratiekantoor hier niet tussen? Neem dan contact met ons op.

Nadat u voor ‘Wijzigingen opslaan’ kiest komt u in een scherm waar u de ingangsperiode van de nieuwe machtiging kunt selecteren. Door ‘Akkoord’ te geven is uw nieuwe administratiekantoor bij ons aangemeld.

Zodra u de machtiging heeft geregeld kan uw administratiekantoor verder met het koppelen van de salarissoftware aan UPA en het inzenden van berichten.